Que vérifier chaque jour pour tenir son agenda et ses fiches clientes en institut ?
Cette checklist s'adresse aux esthéticiennes et aux gérantes d'institut qui veulent une routine simple : rendez-vous confirmés, cabine prête, fiche cliente complétée à chaud, forfaits à jour. Elle reprend les repères de nos articles sur le planning et sur les rendez-vous manqués. Imprimée près de l'accueil, elle se coche au fil de la journée.
Date : ______________ Réalisé par : ____________________
Avant l'ouverture
Relire l'agenda du jour et vérifier qu'aucun créneau ne se chevauche
Contrôler que chaque rendez-vous a reçu un rappel et repérer ceux non confirmés
Relancer par téléphone ou message les clientes qui n'ont pas confirmé
Vérifier que la durée bloquée par soin inclut l'accueil et la remise en état
Sortir ou ouvrir les fiches des clientes attendues et lire les notes du dernier soin
Vérifier les allergies et contre-indications signalées pour les soins du jour
Préparer les cabines, le linge et les produits nécessaires aux premiers soins
Noter les créneaux encore libres à proposer en cas d'appel ou de liste d'attente
À chaque rendez-vous
Accueillir la cliente par son prénom et rappeler le soin prévu
Confirmer les éventuelles évolutions : peau, traitement en cours, grossesse, sensibilité
Vérifier les séances restantes si la cliente est sur un forfait ou une carte de soins
Respecter l'heure de début pour ne pas décaler les rendez-vous suivants
Proposer le rendez-vous suivant avant que la cliente ne quitte la cabine
Encaisser, décompter la séance du forfait si nécessaire et remettre le justificatif
Entre deux soins
Compléter la fiche cliente à chaud : soin réalisé, produits, réglages, réactions
Noter les préférences exprimées pendant le soin, pression, ambiance, zones à éviter
Remettre la cabine en état et vérifier le matériel avant la cliente suivante
Inscrire le prochain rendez-vous pris dans l'agenda, avec la bonne durée
Traiter les demandes de rendez-vous arrivées entre-temps, en ligne ou par message
Signaler dans l'agenda tout retard ou absence constaté sur le créneau
À la fermeture
Pointer les rendez-vous manqués du jour et noter la raison si elle est connue
Vérifier que chaque cliente vue aujourd'hui a une fiche complétée
Rapprocher les encaissements de la journée avec les prestations réalisées
Mettre à jour les décomptes de forfaits et de cartes de soins entamées
Relire l'agenda du lendemain et vérifier que les rappels sont programmés
Ranger ou verrouiller les fiches clientes, papier comme numériques
Une fois par semaine
Repérer les clientes fidèles qui n'ont pas repris rendez-vous à leur rythme habituel
Préparer une relance personnalisée pour celles qui espacent leurs visites
Regarder les plages creuses de la semaine à venir et les proposer aux clientes disponibles
Compter les rendez-vous manqués de la semaine pour suivre votre taux d'absence
Vérifier les forfaits proches de leur fin de validité et prévenir les clientes concernées
Mettre à jour le catalogue de soins si une durée ou un prix a changé
Sauvegarder ou archiver les fiches clientes selon votre organisation
Comment utiliser ce modèle
À imprimer chaque semaine ou à plastifier et cocher au feutre effaçable ; une version par praticienne si vous êtes plusieurs à l'institut.
La partie « entre deux soins » est la plus importante : une fiche complétée à chaud vaut mieux que dix lignes écrites de mémoire le soir.
Un carnet de rendez-vous numérique comme EstheRdv automatise une partie des points (rappels, décompte des forfaits, relances), mais la relecture du matin et le pointage du soir restent des habitudes à garder.
Conservez les checklists de fermeture quelques semaines : elles servent à mesurer votre taux de rendez-vous manqués et à repérer les jours difficiles.
Non, la liste est un filet de sécurité, pas une contrainte. Les jours calmes, la relecture du matin et le pointage du soir suffisent. Les jours chargés, ce sont justement les points « entre deux soins » qui évitent les oublis coûteux : fiche non remplie, séance de forfait non décomptée, rendez-vous suivant non inscrit.
Qui remplit la checklist quand l'institut compte plusieurs praticiennes ?
Chaque praticienne coche les points liés à ses propres clientes et à sa cabine. La personne chargée de l'accueil, ou la gérante, prend en charge l'ouverture, la fermeture et le point hebdomadaire. Afficher une copie par poste évite que chacune pense que l'autre s'en occupe.
Comment mesurer le taux de rendez-vous manqués avec cette checklist ?
Notez chaque soir le nombre de rendez-vous prévus et le nombre non honorés. En fin de mois, le rapport entre les deux donne votre taux. Vous pouvez ensuite le reporter dans le calculateur du coût des rendez-vous manqués pour chiffrer le manque à gagner et suivre l'effet des rappels.
EstheRdv aide les instituts de beauté et les esthéticiennes à gérer leurs rendez-vous, leurs fiches clientes et leurs soins, sans agenda papier ni double réservation.