Ce modèle s'adresse aux instituts qui tiennent leurs fiches sur papier. Il reprend les rubriques de notre article sur la fiche cliente et sert de base à la relance des clientes. La fiche se remplit au premier rendez-vous, puis après chaque soin. Elle ne remplace pas un conseil juridique : ses mentions sont à vérifier selon les textes en vigueur.
Cette fiche est établie par l'institut pour organiser les rendez-vous de la cliente, préparer chaque soin et en assurer le suivi d'une visite à l'autre. Les informations qu'elle contient servent à adapter les prestations à sa peau, à ses attentes et à ses préférences, et à retrouver l'historique des soins réalisés. Elle est complétée avec la cliente lors du premier rendez-vous, puis mise à jour après chaque prestation par la praticienne qui l'a réalisée.
Les informations sur l'état de la peau, les allergies, les traitements en cours ou une grossesse sont demandées uniquement pour éviter une réaction ou une contre-indication lors des soins. La cliente est invitée à signaler tout changement avant chaque prestation. L'institut ne note que ce qui est utile au soin, n'utilise jamais ces informations à d'autres fins et ne les communique à personne, sauf demande expresse de la cliente. Le cadre applicable à ces informations sensibles est à vérifier selon les textes en vigueur.
Les coordonnées de la cliente sont utilisées pour confirmer et rappeler ses rendez-vous, par le canal qu'elle a indiqué. L'envoi d'informations sur les offres, les nouveautés ou les soins de saison n'a lieu que si la cliente a coché la case correspondante ; elle peut demander à tout moment l'arrêt de ces envois, par simple message à l'institut, sans que cela remette en cause les rappels de rendez-vous ni le suivi de ses soins.
La fiche est conservée par l'institut dans un rangement fermé ou dans un outil protégé par un accès personnel, et n'est consultée que par les praticiennes qui interviennent auprès de la cliente. Elle est conservée pendant la durée de la relation avec la cliente, puis pendant un délai raisonnable après sa dernière visite, avant d'être détruite ou effacée. Les durées de conservation exactes sont à vérifier selon les textes en vigueur.
La cliente peut à tout moment demander à consulter sa fiche, à faire corriger une information inexacte, à retirer son accord aux communications ou à faire supprimer sa fiche, dans les limites prévues par les textes en vigueur. La demande se fait auprès de l'institut, sur place ou par écrit. L'institut y répond dans les meilleurs délais et note sur la fiche la date de la demande et la suite donnée.
Le tableau des soins est complété après chaque prestation, à chaud, par la praticienne : date, soin réalisé, produits et réglages, réaction éventuelle de la peau et remarque utile pour la prochaine visite. Les séances utilisées sur un forfait ou une carte de soins y sont décomptées ligne par ligne, pour que la cliente et l'institut s'accordent à tout moment sur ce qui reste.
En signant, la cliente confirme que les informations renseignées sont exactes à la date indiquée, qu'elle a pris connaissance de l'usage qui en sera fait et des choix qu'elle a cochés concernant les rappels et les communications. La praticienne qui a ouvert la fiche appose également son nom et la date. Une copie peut être remise à la cliente sur simple demande.
EstheRdv aide les instituts de beauté et les esthéticiennes à gérer leurs rendez-vous, leurs fiches clientes et leurs soins, sans agenda papier ni double réservation.
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