79 questions fréquentes sur le carnet de rendez-vous et les fiches clientes pour l'institut de beauté

Oui. Vos clientes réservent en quelques secondes avec leur nom, leur téléphone et le soin choisi. Aucun compte ni installation d'application n'est nécessaire de leur côté.

Un rappel par SMS ou par email part automatiquement avant chaque rendez-vous, à l'avance que vous choisissez. Vos clientes peuvent confirmer, et les oublis diminuent nettement.

Oui. Le plan Institut permet d'attribuer les rendez-vous à chaque praticienne, avec son propre planning et ses cabines, dans une vue commune claire.

La fiche regroupe les coordonnées, les soins préférés, les allergies, les produits utilisés et l'historique complet des prestations, pour un accueil toujours personnalisé.

Oui. Vos données sont hébergées dans l'Union européenne, protégées et jamais revendues. Vous restez seule propriétaire de votre fichier clientes.

Aucun. L'abonnement est mensuel, sans engagement, résiliable à tout moment depuis votre espace, et vos données restent exportables.

Non, elle libère du temps pris par le téléphone pour mieux accueillir en cabine. Vous gardez la main sur l'agenda et pouvez réserver des créneaux à vos habituées.

En réglant la durée réelle de chaque soin, temps de préparation et de rangement compris. Une durée juste place chaque rendez-vous au bon créneau et évite les cascades de retard.

Ce n'est pas indispensable. Un rappel la veille et une confirmation facile suffisent souvent. Un acompte peut se réserver aux soins longs ou aux nouvelles clientes qui ne sont pas encore fidélisées.

Un mot personnel vaut mieux qu'un rappel de plus. Comprendre la raison, sans reproche, résout souvent la situation et préserve la relation plutôt que de braquer la cliente.

Uniquement l'utile au soin, comme une allergie ou une contre-indication, et de façon protégée. Ces données sensibles ne s'utilisent que pour la prestation, jamais à d'autres fins.

Juste après le soin, tant que les détails sont frais : réglages, produits, réactions et préférences. Noter à chaud évite d'avoir à tout redemander à la visite suivante.

Oui, garder une cliente satisfaite coûte bien moins qu'en conquérir une nouvelle par la publicité, et rapporte davantage sur la durée. La fidélité est le socle d'un institut rentable.

Non, un prix bas se copie facilement. Se souvenir d'une préférence ou d'un événement personnel crée un lien que la concurrence n'imite pas. L'attention fidélise plus qu'une remise.

Assez pour ranger la cabine, accueillir la suivante et souffler. Intégrer ces marges dans la durée de chaque soin évite les retards qui s'accumulent sur toute la journée.

Mieux vaut l'éviter. Répété, cela grignote votre énergie et dégrade la qualité des soins de l'après-midi. Une pause déjeuner réelle protège votre rythme et vos clientes suivantes.

Une ou deux, espacées. Si elle ne répond pas, laissez faire le temps. Trop de relances abîment l'image de l'institut et lassent plus qu'elles ne ramènent.

Rarement. Le plus souvent, le quotidien a simplement pris le dessus, sans mécontentement. Un message chaleureux et bien ciblé suffit souvent à renouer le fil.

Partez du prix unitaire, accordez un avantage qui récompense la régularité sans brader chaque séance. La remise doit rester attractive tout en couvrant vos coûts et votre marge.

Jamais de mémoire ni sur une carte griffonnée. Un décompte fiable, mis à jour à chaque séance, évite les litiges et rassure la cliente sur ce qu'il lui reste.

Non, remplir un creux ne veut pas dire brader. Un petit geste ou un soin complémentaire offert vaut mieux qu'une remise permanente qui déprécie durablement vos prestations.

Celles qui ont de la souplesse : retraitées, personnes en congé ou aux horaires flexibles. Un message ciblé proposant un rendez-vous rapide sur un créneau libre trouve souvent preneur.

Non, c'est interdit et vite repéré. Un avis sincère, même imparfait, vaut mieux qu'une note gonflée artificiellement, qui finit par nuire à la crédibilité de l'institut.

Répondez avec calme et sans agressivité, en montrant votre sérieux. Une réponse posée à une critique rassure les futures clientes autant qu'un bon avis, parfois davantage.

Oui, l'annonce vaut toujours mieux que la surprise à l'encaissement. Un mot en cabine, un affichage visible et une mention sur votre site quelques semaines avant la date laissent à chacune le temps de s'y préparer sereinement.

Regardez ce que chaque prestation coûte réellement en produits, en temps de cabine et en préparation. Si le prix couvre à peine ces coûts, ou si votre agenda est plein sans que la trésorerie suive, la grille mérite d'être revue.

Pas forcément. Beaucoup d'instituts ajustent d'abord les prestations les plus gourmandes en temps ou en produits, puis étalent le reste. L'essentiel est de garder une grille cohérente, où l'écart entre deux soins reste compréhensible pour la cliente.

Cinq à dix minutes de plus qu'une visite habituelle suffisent souvent. Ce supplément couvre le diagnostic, l'installation et les questions, sans faire déborder la journée sur les rendez-vous des clientes suivantes.

Ses habitudes de soin, ses sensibilités et ses allergies, les traitements en cours qui peuvent contre-indiquer une prestation, et ce qu'elle attend précisément de cette séance. Ces réponses guident le soin et alimentent sa fiche.

C'est souvent le meilleur moment, tant que la cliente est détendue et satisfaite. Proposer une date plutôt qu'un vague au revoir lui donne un repère, et vous évite une relance quelques semaines plus tard.

Oui, si le créneau n'a pas pu être remplacé. Une annulation la veille laisse une chance de replacer une autre cliente, une annulation une heure avant n'en laisse presque aucune : c'est le créneau vide qui compte, pas le motif.

Parce qu'un créneau libéré le jour même trouve rarement preneur, même avec une liste d'attente. Si vous avez une clientèle très souple ou beaucoup de passage, montez cette valeur ; sinon, gardez une hypothèse prudente pour ne pas sous-estimer la perte.

L'outil vous donne un ordre de grandeur pour en décider. Beaucoup d'instituts commencent par des rappels automatiques avec confirmation, moins contraignants pour la cliente, et réservent l'acompte aux soins longs ou aux nouvelles clientes.

Oui. Renseignez uniquement ses rendez-vous hebdomadaires et son panier moyen : vous obtenez le manque à gagner lié à son agenda, utile pour comparer les praticiennes ou les jours de la semaine.

Parce qu'un créneau incomplet en fin de journée n'accueille pas un soin entier. Si le simulateur affiche huit créneaux alors que vous en placez neuf, c'est probablement que le battement réel est plus court que celui renseigné, ou que vous débordez sur la fermeture.

Additionnez les durées de tous les soins réalisés sur une semaine type et divisez par leur nombre. Si vous alternez des journées très différentes, faites deux simulations, une pour les journées d'épilation et une pour les journées de soins visage ou corps.

Cela dépend de votre clientèle et de vos heures creuses. Un agenda constamment plein à 100 % signale souvent des prix trop bas ou un manque de capacité ; entre 70 et 85 % laisse de la place aux nouvelles clientes et aux imprévus, sans creux coûteux.

Oui. Renseignez le nombre de praticiennes qui peuvent travailler en même temps, limité par vos cabines. Si une praticienne n'est présente que trois jours sur cinq, faites deux simulations et additionnez les résultats.

Parce qu'il sécurise des séances qui, à l'unité, n'auraient jamais été prises. En première approximation, tant que la remise reste inférieure à la part des séances abandonnées par les clientes qui paient au fur et à mesure, le forfait rapporte davantage ; le coût variable des séances abaisse légèrement ce seuil, c'est la remise maximale affichée.

Cela signifie que vos clientes sont fidèles même sans forfait : la formule sert alors surtout la trésorerie et le confort de la cliente, pas la marge. Proposez plutôt une remise faible ou un avantage en nature, comme un soin complémentaire offert.

Regardez, dans vos fiches clientes, combien de séances ont réellement été réalisées sur un programme conseillé, par exemple six séances d'épilation, par les clientes qui n'ont pas pris de forfait. Le rapport entre séances faites et séances prévues est votre taux.

Oui, en raisonnant en équivalent séances : divisez le montant de la carte par le prix unitaire pour obtenir le nombre de séances, et renseignez la remise que vous offrez sur le montant crédité.

Assez pour encaisser, remettre la cabine en état et accueillir la suivante, en général quelques minutes selon le soin. Le plus fiable est de chronométrer pendant deux semaines, puis d'intégrer ce battement dans la durée de chaque soin plutôt que de compter sur la bonne volonté de la journée.

Pas systématiquement. Un rappel la veille avec une confirmation en un geste règle la plupart des oublis, qui sont la première cause d'absence. L'acompte se réserve en général aux soins longs, aux forfaits ou aux nouvelles clientes, et s'explique clairement au moment de la réservation pour ne pas crisper la relation.

Ce qui sert le soin et la relation : coordonnées, historique des prestations, produits utilisés, allergies et contre-indications, préférences, séances restantes. Les informations de peau ou de santé restent protégées, accessibles à l'équipe seulement, et ne servent jamais à autre chose que la prestation. La cliente doit pouvoir demander à les consulter ou à les effacer.

Quand son rythme habituel est dépassé, et non à une date fixe pour toutes. Une cliente qui venait toutes les quatre semaines et absente depuis deux mois mérite un message personnalisé, chaleureux, qui rappelle le dernier soin et propose de reprendre rendez-vous. Après une ou deux relances sans réponse, on laisse faire le temps.

Il peut suffire pour caler les créneaux d'une clientèle stable, à condition de noter à chaque fois le soin exact et la durée réelle. Il ne rappellera rien aux clientes, ne gardera pas d'historique exploitable et ne signalera pas qui s'éloigne : ces fonctions demandent alors du temps manuel chaque semaine, ou un autre support.

En reportant d'abord les rendez-vous des trois prochaines semaines, puis en créant les fiches au fil des visites plutôt qu'en une seule fois. On garde l'ancien agenda sous la main quelques jours, on règle les durées de soins avant toute réservation en ligne, et on annonce aux clientes qu'elles recevront désormais un rappel.

Oui, un fichier clientes exporté depuis un tableur peut être repris pour créer les fiches, à condition de le préparer avec une colonne par information : nom, téléphone, email, remarques. Comptez un peu de nettoyage avant l'import, notamment sur les doublons.

Cela fonctionne tant que les deux personnes ne modifient pas la même semaine en même temps. Dès que les modifications simultanées deviennent fréquentes, les écrasements et les doubles réservations apparaissent, et c'est souvent là que le passage à un agenda en ligne se décide.

Pour quelques forfaits par mois, une colonne de séances restantes suffit. Au-delà, le risque d'oublier de décrémenter une séance ou de la compter deux fois grandit, et une carte de soins mal suivie coûte plus qu'elle ne rapporte.

Les fiches clientes et l'historique des rendez-vous restent exportables depuis votre espace, pour être repris dans un tableur ou un autre outil. Il est prudent de faire cet export régulièrement, quel que soit le logiciel choisi.

Seulement les rendez-vous déjà pris pour les semaines à venir, ce qui se fait en une heure ou deux. L'historique passé peut rester dans le carnet ; les fiches clientes se complètent ensuite au fil des visites, sans tout recopier d'un coup.

Le planning reste consultable sur le téléphone en réseau mobile, ce qui couvre la plupart des coupures. Une impression du planning de la semaine, faite le lundi matin, est une précaution simple que beaucoup d'instituts gardent par habitude.

Rien ne les y oblige : le téléphone reste possible, et vous saisissez leur rendez-vous à leur place. La réservation en ligne s'ajoute au téléphone, elle ne le remplace pas, et chaque cliente choisit la voie qui lui convient.

Oui, chaque rendez-vous et chaque fiche cliente disposent d'un champ de remarques libre. On y perd la spontanéité du crayon, mais on y gagne une information qui ne disparaît pas quand le carnet de l'année précédente est rangé.

Oui, en bloquant dans EstheRdv vos indisponibilités personnelles pour qu'aucune cliente ne réserve dessus. La synchronisation automatique entre les deux n'est pas toujours complète, prévoyez donc de vérifier les deux calendriers au début de chaque semaine.

En général, il envoie une notification aux personnes qui ont accepté l'invitation, ce qui suppose qu'elles aient un compte et l'application. Le SMS classique, reçu par toute cliente avec un téléphone, demande un outil qui gère les numéros et les envois.

Non. Il suit les règlements, les forfaits et les cartes entamées pour ne pas perdre le fil d'une prestation, mais il n'a pas vocation à remplacer un logiciel de caisse certifié ni la comptabilité de l'institut. Les deux outils cohabitent.

Listez ce que vous utiliseriez vraiment chaque jour. Si la caisse, les stocks et le marketing intégré en font partie, une suite complète a du sens. Si vous cherchez surtout un planning fiable, des rappels et des fiches clientes, un outil plus léger suffit souvent.

Une matinée suffit en général pour saisir vos soins avec leur durée et leur prix, vos horaires et vos indisponibilités. Les fiches clientes se créent ensuite au fil des visites, sans avoir à recopier tout votre ancien fichier le premier jour.

Non. Elles réservent depuis votre page avec leur nom, leur téléphone et le soin choisi, et reçoivent le rappel par SMS ou email. Aucun compte ni installation n'est nécessaire de leur côté, ce qui compte pour les clientes peu à l'aise avec le numérique.

Oui. Vous indiquez vos indisponibilités et la réservation en ligne ne propose que les créneaux restants. C'est aussi le moyen de garder une marge pour les urgences ou une pause déjeuner que les clientes ne peuvent pas réserver.

Le plan Solo est prévu pour une seule praticienne. Si une remplaçante a besoin de son propre planning et de ses cabines, le plan Institut permet de l'ajouter pour la période concernée, puis de revenir au plan Solo ensuite, sans engagement.

Les deux sont possibles. Une praticienne peut se limiter à son propre planning sur son téléphone, tandis que la gérante et l'accueil gardent la vue complète de l'institut, avec toutes les cabines et toutes les personnes.

Oui. La page de réservation propose soit la première personne disponible, soit une praticienne précise si la cliente y tient. Vous décidez du réglage selon vos habitudes et le degré de spécialisation de chacune.

Ses jours et ses horaires de présence sont déclarés dans son planning, et la réservation en ligne ne propose ses créneaux que sur ces plages. Un changement de rythme se règle en quelques minutes, sans toucher au reste de l'équipe.

Oui, le nombre de soins et les règlements enregistrés se consultent par praticienne et par période. Ces chiffres servent à équilibrer les plannings ou à préparer un entretien, sans remplacer la comptabilité de l'institut.

En prévoyant un battement suffisant dans la durée de chaque soin, ou en réservant des plages par secteur dans vos horaires. La réservation en ligne respecte ces règles ; le regroupement géographique reste à organiser de votre côté.

Oui, la fiche cliente comporte des champs de coordonnées et un espace de remarques libre pour l'étage, le code ou le stationnement. Ces informations restent dans votre espace et ne sont pas partagées avec la cliente ni avec un tiers.

Oui, vous choisissez l'avance du rappel, par exemple deux jours pour laisser à la cliente le temps de prévenir si elle ne peut pas vous recevoir, ce qui vous permet de replacer le créneau dans la même tournée.

Oui, il couvre l'agenda en ligne, les rappels et les fiches clientes, ce qui correspond aux besoins d'une praticienne seule en tournée. Les forfaits suivis séance par séance relèvent du plan Institut si vous en proposez.

Non, la liste est un filet de sécurité, pas une contrainte. Les jours calmes, la relecture du matin et le pointage du soir suffisent. Les jours chargés, ce sont justement les points « entre deux soins » qui évitent les oublis coûteux : fiche non remplie, séance de forfait non décomptée, rendez-vous suivant non inscrit.

Chaque praticienne coche les points liés à ses propres clientes et à sa cabine. La personne chargée de l'accueil, ou la gérante, prend en charge l'ouverture, la fermeture et le point hebdomadaire. Afficher une copie par poste évite que chacune pense que l'autre s'en occupe.

Notez chaque soir le nombre de rendez-vous prévus et le nombre non honorés. En fin de mois, le rapport entre les deux donne votre taux. Vous pouvez ensuite le reporter dans le calculateur du coût des rendez-vous manqués pour chiffrer le manque à gagner et suivre l'effet des rappels.

Ce n'est pas la signature qui rend la fiche utile, mais elle marque que la cliente a lu les mentions, a validé ses choix pour les rappels et les communications, et a confirmé ses contre-indications. C'est aussi un moment naturel pour lui expliquer comment ses informations sont protégées. Les obligations exactes sont à vérifier selon les textes en vigueur.

Uniquement ce qui influence le soin : réaction connue à un produit ou à une cire, traitement qui sensibilise la peau, grossesse, intervention récente, pathologie de peau signalée par la cliente. Inutile de recueillir un dossier médical : notez l'utile, formulé simplement, et demandez à chaque visite si quelque chose a changé.

Le temps de la relation, puis un délai raisonnable après la dernière visite, pour pouvoir reprendre le suivi si elle revient. Au-delà, la fiche se détruit ou s'efface. Les durées précises dépendent de règles à vérifier selon les textes en vigueur ; fixez-vous une règle simple et appliquez-la à toutes les fiches.

Oui, c'est même une bonne façon de faire la transition : la fiche papier sert de support lors du premier rendez-vous, puis les informations sont saisies dans le carnet numérique, qui prend le relais pour l'historique, le décompte des forfaits et les relances. Gardez les mêmes rubriques des deux côtés pour ne rien perdre.